檔案是人事檔案的簡稱。人事檔案是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。檔案關(guān)系重大，若有缺失將影響以后的升學(xué)、入職、崗位升遷、落戶等關(guān)系重大的事情！請(qǐng)全體同學(xué)務(wù)必重視！

（注意：培養(yǎng)方式為“定向”和“委培”的研究生檔案寄送請(qǐng)聯(lián)系郭莉老師（機(jī)械樓A106,021-34205902,guol@sjtu.edu.cn ),填以下檔案寄送收集系統(tǒng)無效）

一、檔案寄送流程

檔案寄送信息收集系統(tǒng)網(wǎng)址：https://ssc.sjtu.edu.cn/f/3e78722c

檔案寄出情況查詢網(wǎng)址：http://rsc.sjtu.edu.cn/rsbd2004/Archives.aspx（請(qǐng)同時(shí)輸入姓名學(xué)號(hào)進(jìn)行查詢）

注：該管理辦法適用于正常工作日，不含寒暑假等國家法定假日。如有寄檔需要，務(wù)必在寒暑假放假前2周提交寄送檔案信息，以便學(xué)院及時(shí)辦理。務(wù)必高度重視！

二、注意事項(xiàng)

1、畢業(yè)材料組成：學(xué)位授予通知書+成績單+報(bào)到證白聯(lián)+《上海高校畢業(yè)生登記表》，以上材料不全的檔案不予寄出，其中學(xué)位授予通知書和成績單會(huì)隨著學(xué)位證畢業(yè)證一起發(fā)放至學(xué)院進(jìn)行歸檔，學(xué)生填寫寄送檔案之前請(qǐng)務(wù)必保證已取得學(xué)位證畢業(yè)證、辦理完離校手續(xù)，且報(bào)到證白聯(lián)以及《上海高校畢業(yè)生登記表》已經(jīng)交至學(xué)院，否則不予寄出。

2、《就業(yè)通知書》（俗稱“報(bào)到證”）每年3月、6月學(xué)校會(huì)統(tǒng)一打印一批（僅打印就業(yè)網(wǎng)完成畢業(yè)去向登記且完成離校手續(xù)的同學(xué)，上海落戶的同學(xué)需落戶完成之后自行打印），其余月份畢業(yè)需要自行打印，具體打印辦法前往學(xué)生服務(wù)中心1樓就業(yè)中心咨詢。

3、若檔案中無《上海高校畢業(yè)生登記表》，請(qǐng)至機(jī)械樓A108領(lǐng)取，一式兩份，并按照附件中樣表要求填寫蓋章后交至機(jī)械樓A108。

4、檔案接收單位寫全稱，應(yīng)與“寄送檔案地址”相一致。

5、寄送檔案地址：地址需從省級(jí)行政區(qū)寫到門牌號(hào)，例：浙江省臺(tái)州市路橋區(qū)工業(yè)路101號(hào)。

6、提交寄送檔案信息前，事先與檔案接收單位取得溝通，確保檔案接收單位具有檔案接收權(quán)限且同意接收。因個(gè)人提供的寄檔信息錯(cuò)誤而導(dǎo)致檔案遺失等問題，責(zé)任自負(fù)！

7、檔案接收單位不一定是工作單位。務(wù)必和工作單位的人事部門確認(rèn)所填檔案接收單位具有檔案接收權(quán)限，否則檔案無法寄出。

8、檔案接收單位為上海市各區(qū)就業(yè)促進(jìn)中心的，務(wù)必附落戶證明。戶籍證明無法提供紙質(zhì)版的，可上傳掃描件（須為PDF格式，不建議拍照）至檔案寄送信息收集系統(tǒng)，掃描件應(yīng)清晰可見。

9、戶籍所在地為上海市的，戶口本本人信息所在頁也可作為戶籍證明。

10、職業(yè)發(fā)展中心將寄送檔案信息提交至學(xué)校檔案室后，會(huì)在機(jī)械與動(dòng)力工程學(xué)院網(wǎng)站公布名單及檔案材料情況。如需本人補(bǔ)充材料的，也將一并公布，若接到職業(yè)發(fā)展中心通知需補(bǔ)充材料的同學(xué)，材料補(bǔ)齊后務(wù)必重新登記一下檔案寄送信息，否則不予寄出。

11、3月和6月畢業(yè)的學(xué)生，需于當(dāng)年7月15日前提交檔案寄送信息。其余月份畢業(yè)的學(xué)生，需于當(dāng)月提交檔案寄送信息。

13、長期存于學(xué)校檔案室的檔案將視為無人所屬，可能會(huì)集中銷毀。因故確需將檔案暫存學(xué)校，須提交申請(qǐng)書至職業(yè)發(fā)展中心（辦公地點(diǎn)：A樓108），但最長不超過3個(gè)月。

14.如有其他問題，歡迎咨詢。學(xué)院電子郵箱：jidongdangan@126.com，電話：021-34205901。

附件1：本科生畢業(yè)生登記表填寫模板.pdf

附件2：研究生畢業(yè)生登記表填寫模板.pdf

附件3：學(xué)生檔案常見問答.pdf